Déclarer un événement

Que ce soit pour un événement associatif ou universitaire, tout événement organisé dans les murs de l’ENS doit faire l’objet d’une autorisation de l’administration.

Cette autorisation est demandée au Directeur général des services de l’École, qui consulte les services concernés (principalement la sécurité et le service prévention et santé). Les principales informations demandées sont :

  • le lieu de l’événement,
  • sa date et son heure,
  • l’affluence attendue et le public visé : si l’événement est ouvert à un public extérieur, l’administration demandera peut-être à ce que les extérieur⋅es procèdent à une inscription préalable,
  • un descriptif de l’événement,
  • la personne responsable de l’événement et ses coordonnées.

Ces informations sont recensées dans un formulaire (ODT, PDF) à remplir et à renvoyer à dgs@.

Le délai normal de demande d’autorisation est de trois semaines. Le DGS accepte régulièrement des demandes formulées dans un délai plus court, mais il est recommandé de le respecter.

Si l’avis du DGS est positif, l’autorisation vous sera retournée, éventuellement accompagnée de recommandations liées à certains risques : il convient, bien entendu, de les respecter. Les agent⋅es de sécurité contrôlent régulièrement le respect des règles de sécurité lors des événements.

Deux procédures complémentaires sont parfois nécessaires :

  • Pour les gros événements, il est recommandé (et il vous sera parfois demandé) de prendre un rendez-vous préalable avec les responsables du service Sécurité (responsablessecurite@) pour présenter votre projet d’événement et discuter de la meilleure façon de l’organiser en toute sécurité.
  • Pour les événements nécessitant l’usage d’une flamme ou de fumée (spectacle, barbecue, …) une demande de permis feu auprès des responsables de la Sécurité sera nécessaire. On vous demandera de préciser la nature exacte et la durée de votre utilisation du feu.